Настройка почты

HelpDeskEddy умеет принимать э-почту. При поступлении нового письма создаётся заявка. В случае если письмо пришло от незнакомого пользователя - он будет создан и по умолчанию ему будет отправлено уведомление о регистрации в системе (шаблон-уведомление можно отключить или отредактировать в разделе "Уведомления"). В случае если поступил дополнительный ответ на существующую заявку - он будет прикреплён к заявке.

 

В системе можно подключить неограниченное кол-во почтовых ящиков. В случае если Вы используете Департаменты (отделы компании), то каждому департаменту можно назначить свой входящий и исходящий почтовый ящик.

 

1. Настройка входящей электронной почты

2. Настройка исходящей электронной почты

3. Подключение Gmail:

4.Подключение Yandex.

 

 

Настроить входящую почту в системе можно перейдя из Управления в раздел "Настройка каналов связи". После чего добавить новый канал - почту и выбрать Департамент в который будут поступать обращения в систему через почту.

 

 

 

В секции "Входящая почта"  нажмите "Добавить ящик", для настройки необходимо указать:

 

  • Логин/э-почты - после этого система постарается автоматически подставить остальные настройки, но требуется дополнительная проверка;
  • Пароль;
  • Тип сервера* (наша система поддерживает POP3 и IMAP, а так же коробочная версия протокол MAPI);
  • Адрес почтового сервера*;
  • Порт*;

* Как показано выше на скриншоте, Вам будет предложено использовать уже заполненные настройки для популярных почтовых клиентов, а именно заполненная информация о типе, адресе почтового сервера и порте.  Также Вам достуны ссылки на официальные страницы поддержки почтового клиента, например при выборе настроек для Outlook

 

 

 

Информацию об адресе почтового сервера можно узнать на официальных страницах поддержки почтового клиента, в исключительных случаях Вам необходимо будет обратиться непосредственно к администратору.

 


Обратите внимание, что после настройки - система примет последние 100 писем, которые могут уже храниться в почтовом ящике. Соответственно разошлёт письма с уведомлениями (при необходимости отключите шаблоны-писем убрав галочки напротив каждого в разделе "Уведомления" в момент настройки входящей почты).


 

Дополнительно Вы можете проверить правильность введённых данных используя следующие функции:

  • Проверить соединение -  проверяет правильность настроек и устаналивается ли успешно соединение с ящиком.

 

 

При использовании функции для Исходящей почты также происходит, в качестве проверки, отправка на настроенный почтовый адрес тестового письма. Подробнее о подключении исходящей почты можно ознакомиться ниже в статье.

 

  • Получить письма - подтягивает все непрочитанные сообщения из из папки Входящие/Inbox электронного ящика. В случае, если письмо было прочитано до момента сбором его системой, то в системе оно не отобразиться;
 

 
 

 

 

Настоятельно не рекомендуем использовать одинаковые ящики в системе в виде пользовательских (которые авторизуются в системе) и системных (которые подключатся к департаментам и в глобальных настройках) так как это может привести к зацикливанию сообщений в рамках системы, или игнорированию писем.


 

Таким образом, если Вы используете одну почту для авторизации, например, под администратором - эту почту уже не рекомендуется использовать в других местах.

 

 

В системе по умолчанию до подключения и настройки Исходящей почты используется почтовый адрес на который была зарегистрирована система. Настроить исходящую почту по данному электронному адресу можно в разделе "Глобальные настройки" перейдя в подраздел "Исходящая почта".

 

 


По умолчанию настройка Исходящей почты использует наши сервера и с большой долей вероятности могут попасть в спам на стороне получателей и их сложнее будет заметить. Также если превысить максимальное количество отправленных писем через наши сервера за короткий промежуток времени, то произойдет автоматическая блокировка.

Лимит - 500 в день. В целом не рекомендуем использовать - шанс попасть в спам очень большой.


 

 

Рассмотрим настройку собственного SMTP сервера для Исходящей почты в системе  на примере для ящика  eguzkia@mail.ru :

 

 

1.  После нажатия на "Добавить ящик" в секции Исходящая почта, выбираем из предложенных вариантов "@mail". Указываем электронную почту и имя отправителя при необходимости. Включаем аутентификацию и вводим данные для авторизации.

 

2.  Необходимо указать адрес почтового сервера - первый указанный основной, можно указать последующие с ; как  разделителем;

Для этого используется общедоступная информацию на сайте поддержки. Так как мы выбрали вариант для нашего почтового сервера, эти настройки прописаны автоматически. При необходимости Вы можете их проверить перейдя по ссылке.

 

3. Тип соединения и порт (также прописаны автоматически mail.ru);

 

4. Имя пользователя и пароль (при необходимости SMTP Авторизации);

 

5. После того, как настройки будут указаны, необходимо нажать на кнопку "Проверить соединение". В случае, если всё выполнено корректно, Вы получите уведомление о том, что соединение успешно установлено и получите на почту тестовое письмо;

 

 

6. Проверьте свой электронный ящик. Тестовое письмо в нашем примере выглядит вот так:

 

 

Для каждого подключенного канала в системе HelpDeskEddy появляется возможность отслеживать возникающие ошибки или какие-либо проблемы в его работе. Сделать это можно в  "Журнале ошибок". 

В Журнале хранится вся информация об ошибках и предупреждениях возникающих при отправке и приеме почты, до 500 записей. После открытия Вы также можете Скачать лог, который будет включать в себя последние 8 тысяч записей, и

Очистить лог-файл.

 

 

Для подключения Gmail ящика с двухэтапной аутентификацией, а также в случае если после подключения почтового ящика не забирается или не отправляется почта можно использовать следующие шаги:

 

 

1. Отключить двойную авторизацию


2. Перейти по ссылке и нажать кнопку, подождать 10-15 минут не закрывая вкладку. После чего проверить входящую почту: Управление - Настройки входящей почты - Ящики входящей почты - Проверить почту.


3. Дополнительно включить доступ непроверенным приложениям

 

4. Активировать в настройках электронного ящика опцию "Доступ по протоколу POP" или "Доступ по протоколу IMAP" соответственно.

Для работы с почтой Gmail в сторонних клиентах можно использовать протокол IMAP или POP.

По протоколу IMAP можно работать с почтой Gmail на нескольких устройствах сразу. Письма в этом случае синхронизируются в реальном времени.

Доступ по протоколу POP можно включить только на одном компьютере. При этом письма не будут синхронизироваться в реальном времени – они будут скачиваться в клиент с той частотой, которую вы укажете. Источник

Подробнее

 

 

Также рассмотрите возможность подключения Gmail ящика с двухэтапной аутентификацией с использованием паролей для приложений:

 


Подробнее с информацией можно ознакомиться по ссылке - Как войти в аккаунт с помощью паролей приложений


 

1. Даем доступ приложению.

 

2. Создаем пароль для приложений, как описано в инструкции:

 

 

3. Адрес почтового сервера и его настройки можно узнать на официальной странице ресурса согласно выбранному протоколу IMAP или POP

 

4. Используем для включенной настройки "Аутентификация" место пароля к электронной почте полученный пароль приложения. Для настройки Входящей почты по аналогии используем пароль приложения вместо пароля к электронной почте.

 

5. Проверяем работу подключенного ящика. 

 


  • При возникновении каких-либо неполадок проверяем активировано ли в настройках электронного ящика опция  "Доступ по протоколу POP" или "Доступ по протоколу IMAP" соответственно. В примере выбран протокол IMAP и проверено подключение по нему.

 

 

 

  • Если возникает ошибка для подключенной электронной почты Gmail - [AUTHENTICATIONFAILED] Invalid credentials (Failure)  то необходимо выставить разрешение небезопасным приложениям. Сделать это можно по ссылке - https://myaccount.google.com/lesssecureapps

Также обратите внимание, что данная ошибка может возникать при неправильно введенном пароле.

 

 

 

 

 Особенность подключения почты Yandex в систему состоит в том, что необходимо создать и использовать пароль для приложений. Как создать пароль приложений можно ознакомиться в инструкции - https://yandex.ru/support/mail/mail-clients/others.html

 

 

Полученный пароль необходимо ввести в соответствующее поле. Обратите внимание, также, на то, что для электронной почты яндекса достаточно ввести в поле имя пользователя информацию указанную до @. Пример успешно подключенной почты на скриншоте.

 

 

 

С инструкцией по настройке также можно ознакомиться в данном ролике: