Настройка почты

HelpDeskEddy умеет принимать э-почту. При поступлении нового письма создаётся заявка. В случае если письмо пришло от незнакомого пользователя - он будет создан и по умолчанию ему будет отправлено уведомление о регистрации в системе (шаблон-уведомление можно отключить или отредактировать в разделе "Уведомления"). В случае если поступил дополнительный ответ на существующую заявку - он будет прикреплён к заявке.

 

В системе можно подключить неограниченное кол-во почтовых ящиков. В случае если Вы используете Департаменты (отделы компании), то каждому департаменту можно назначить свой входящий и исходящий почтовый ящик.

 

1. Настройка входящей электронной почты

2. Настройка исходящей электронной почты

3. Подключение Gmail:

4. Подключение Yandex.

 

 

1. Настройка входящей электронной почты

 

Настроить входящую почту в системе можно перейдя из Управления в раздел "Настройка каналов связи". После чего добавить новый канал - почту и выбрать Департамент в который будут поступать обращения в систему через почту.

 

 

В секции "Входящая почта"  нажмите "Добавить ящик", для настройки необходимо указать:

  • Логин/э-почты - после этого система постарается автоматически подставить остальные настройки, но требуется дополнительная проверка;
  • Пароль;
  • Тип сервера* (наша система поддерживает POP3 и IMAP);
  • Адрес почтового сервера*;
  • Порт*;

* Как показано выше на скриншоте, Вам будет предложено использовать уже заполненные настройки для популярных почтовых клиентов, а именно заполненная информация о типе, адресе почтового сервера и порте.  Также Вам доступны ссылки на официальные страницы поддержки почтового клиента, например при выборе настроек для Outlook

 

 

Информацию об адресе почтового сервера можно узнать на официальных страницах поддержки почтового клиента, в исключительных случаях Вам необходимо будет обратиться непосредственно к администратору.

 


Обратите внимание, что после настройки система примет последние 100 писем, которые могут уже храниться в почтовом ящике. Соответственно разошлёт письма с уведомлениями (при необходимости отключите шаблоны-писем убрав галочки напротив каждого в разделе "Уведомления" в момент настройки входящей почты).


 

Дополнительно Вы можете проверить правильность введённых данных используя следующие функции:

  • Проверить соединение -  проверяет правильность настроек и устанавливается ли успешно соединение с ящиком.

 

 

При использовании функции для Исходящей почты также происходит, в качестве проверки, отправка на настроенный почтовый адрес тестового письма. Подробнее о подключении исходящей почты можно ознакомиться ниже в статье.

 

  • Получить письма - подтягивает все непрочитанные сообщения из папки Входящие/Inbox электронного ящика. В случае, если письмо было прочитано до момента сбором его системой, то в системе оно не отобразится;

 
Настоятельно не рекомендуем использовать одинаковые ящики в системе в виде пользовательских (которые авторизуются в системе) и системных (которые подключатся к департаментам и в глобальных настройках) так как это может привести к зацикливанию сообщений в рамках системы, или игнорированию писем.

 

Таким образом, если Вы используете одну почту для авторизации, например, под администратором - эту почту уже не рекомендуется использовать в других местах.

 

2. Настройка исходящей электронной почты

 

В системе по умолчанию для подключения и настройки Исходящей почты используется почтовый адрес на который была зарегистрирована система. Настроить исходящую почту по данному электронному адресу можно в разделе "Глобальные настройки" перейдя в подраздел "Исходящая почта".

 

 


По умолчанию настройка Исходящей почты использует наши сервера и с большой долей вероятности могут попасть в спам на стороне получателей и их сложнее будет заметить. Также если превысить максимальное количество отправленных писем через наши сервера за короткий промежуток времени, то произойдет автоматическая блокировка.

Лимит - 500 в день. В целом не рекомендуем использовать - шанс попасть в спам очень большой.


 

3. Подключение Gmail

 

Для подключения Gmail ящика с двухэтапной аутентификацией, а также в случае если после подключения почтового ящика не забирается или не отправляется почта попробуйте перейти по ссылке и нажать кнопку, подождать 10-15 минут не закрывая вкладку. После чего проверить входящую почту: Управление - Настройки входящей почты - Ящики входящей почты - Проверить почту.

 

Также рассмотрите возможность подключения Gmail ящика с двухэтапной аутентификацией с использованием паролей для приложений:

 


Подробнее с информацией можно ознакомиться по ссылке - Как войти в аккаунт с помощью паролей приложений


Подключение Gmail ящика с двухэтапной аутентификацией с использованием пароля для приложений.

 

1. Даем доступ приложению.

 

2. Создаем пароль для приложений, как описано в инструкции:

 

 

3. Адрес почтового сервера и его настройки можно узнать на официальной странице ресурса согласно выбранному протоколу IMAP или POP

 

4. Используем для включенной настройки "Аутентификация" место пароля к электронной почте полученный пароль приложения. Для настройки Входящей почты по аналогии используем пароль приложения вместо пароля к электронной почте.

 

5. Проверяем работу подключенного ящика. 

 


 

Часто возникающие ошибки

 

  • При возникновении каких-либо неполадок проверяем активировано ли в настройках электронного ящика опция  "Доступ по протоколу POP" или "Доступ по протоколу IMAP" соответственно. В примере выбран протокол IMAP и проверено подключение по нему.

 

 

  • Если возникает ошибка для подключенной электронной почты Gmail - [AUTHENTICATIONFAILED] Invalid credentials (Failure)  то необходимо выставить разрешение небезопасным приложениям. Сделать это можно по ссылке - https://myaccount.google.com/lesssecureapps

Также обратите внимание, что данная ошибка может возникать при неправильно введенном пароле.

 

 

4. Подключение Yandex

 

 Особенность подключения почты Yandex в систему состоит в том, что необходимо создать и использовать пароль для приложений. Как создать пароль приложений можно ознакомиться в инструкции - https://yandex.ru/support/mail/mail-clients/others.html

 

Полученный пароль необходимо ввести в соответствующее поле. Обратите внимание, также, на то, что для электронной почты Яндекса достаточно ввести в поле имя пользователя информацию указанную до @. Пример успешно подключенной почты на скриншоте.

 

 

С инструкцией по настройке также можно ознакомиться в данных роликах: