HelpDeskEddy умеет принимать и отправлять эл. почту из системы. При поступлении нового письма от пользователя в хелпдеске будет создана новая заявка, либо же ответ попадёт в уже существующий тикет.
Если письмо пришло от незнакомого пользователя – он будет автоматически создан и по умолчанию ему будет отправлено уведомление о регистрации в системе (шаблон-уведомление можно отключить или отредактировать в разделе "Уведомления").
В системе можно подключить неограниченное кол-во почтовых ящиков. Если вы используете несколько Департаментов (отделы компании), то каждому из них можно назначить свой входящий и исходящий почтовый ящик, и тогда письма будут отправляться из того ящика, который подключен к департаменту где находится заявка на текущий момент.
Например, у вас есть два департамента: Отдел поддержки и Бухгалтерия. В отдел поддержки можно подключить условный ящик support@mail.ru, а в бухгалтерию payments@mail.ru. Когда пользователь напишет письмо на ящик support@mail.ru, то заявка будет по умолчанию создана в департаменте "Отдел поддержки", а ответы сотрудников будут отправляться клиенту с этого же ящика (указанный в качестве исходящего) до тех пор, пока заявка не поменяет департамент. Все непрочитанные сообщения в папке «Входящие» будут проверяться каждые 5-7 минут, и затем попадать в хелпдеск в виде заявок. Если вы прочтете письмо в почтовом клиенте, то в HelpDeskEddy оно не попадёт — попадают только те письма, которые остались непрочитанными.
1) Откройте свой почтовый ящик на mail.ru, в правом верхнем углу нажмите на свой e-mail и выберите раздел «Пароль и безопасность»:
2) Перейдите в раздел «Пароли для внешних приложений»:
3) Добавьте новый пароль приложений:
4) Придумайте название для вашего пароля:
5) Введите пароль от аккаунта на mail.ru и пройдите капчу. Далее нажмите «Продолжить»:
6) Скопируйте полученный пароль:
7) В HelpDeskEddy откройте меню "Настройки каналов связи" и добавьте новый канал:
8) В списке каналов выберите "Почта" и укажите департамент, куда по умолчанию будут создаваться заявки из входящих писем. Затем добавьте ящики для исходящей и входящей почты:
9) Подключите желаемые ящики, а в качестве пароля обязательно укажите пароль приложений, скопированный ранее из пункта 6. Обычный пароль от ящика не подойдёт, нужен именно пароль приложений. К Mail.ru можно подключиться только с шифрованием - по умолчанию система выбирает SSL.
10) После подключения почты, вы можете проверить их работоспособность нажав на кнопку "проверить соединение" возле каждого ящика:
Дополнительная информация:
1) После настройки система примет последние 100 непрочитанных писем за сутки, которые находятся в папки "Входящие". Из других папок, например "Спам", письма попадать в систему не будут!
После приёма заявок из почты будут разосланы письма пользователям с уведомлениями о создании заявки. Поэтому при необходимости отключите шаблоны-писем о создании заявки в разделе "Уведомления" перед настройкой входящей почты.
2) Если письмо было прочитано до того, как его считала система, то в HelpDeskEddy оно не отобразится. Для этого его нужно повторно сделать непрочитанным.
3) Настоятельно не рекомендуем использовать одинаковые ящики в системе в виде пользовательских (которые авторизуются в системе) и системных (которые подключатся к департаментам и в глобальных настройках), так как это может привести к зацикливанию сообщений в рамках системы, игнорированию писем и т.д. Например, если вы используете одну почту для авторизации как пользователь (не важно, клиент или сотрудник), то этот ящик не используйте в качестве входящей или исходящей почты!
4) Если вы подключили ящик, но письма не отправляются/принимаются, рекомендуем открыть "журнал ошибок" – там хранятся записи и ошибки, которые возвращает используемый почтовый сервер. Например, ошибка "Authentication failed, invalid credentials!" означает, что неверно введены данные для авторизации. Зная ошибку и/или её код, можно понять причину проблемы: неверные данные для входа, закрыты порты, проблемы на стороне почтового сервера и т.д.: