Фильтры

Часто возникает ситуация, когда необходимо найти определённую заявку, зная только некоторую информацию о ней (дату создания или название заявки). Или просто вывести список заявок которые имеют одинаковый тип и исполнителя. Но как это сделать если в системе десятки, а то и сотни тысяч различных заявок?

Для таких случаев HelpDeskEddy предлагает использование фильтров. Фильтры бывают:

  • глобальные;
  • персональные;
  • клиентские.

Персональные создаются только пользователем системы для себя, тогда как глобальные и клиентские можно настраивать выбрав доступ как для всех пользователей системы с соответствующим типом доступа, так и для отдельных групп пользователей. 

 


При выставлении доступов для родительского фильтра и дочерних не должно быть конфликта между ними. Если в родительском фильтре не выставлен доступ к группе пользователей, то в дочернем выставить доступ к этой группе нет возможности. Другими словами регулировать доступ для дочерних фильтров можно только по выставленному в родительском.

Например для родительского фильтра выставлен доступ к группам пользователей Операторы и Технологи. В дочернем фильтре мы может оставить доступ только для Технологов, но при этом не сможем добавить доступ группе Юристы.


 

Доступ к фильтрам в системе для групп пользователей регулируется в разделе "Группы, права доступа":

 

Учтите, что даже убрав доступы к этим двум фильтрам пользователю системы остается доступной возможность настраивать и использовать Персональные фильтры при работе с заявками.

Чтобы создать фильтр Вам необходимо:

  • в разделе "Заявки" нажать на "Настройка фильтров"  ;
  • перейти из "Управления" в раздел "Глобальные фильтры"

далее мы видим список созданных фильтров на данный момент и нажимаем "Создать фильтр".

 

 

При создании Вы можете задать:

  • Название;
  • Тип фильтра, при редактировании существующих условий фильтра при изменении типа необходимо полностью заново задать условия;
  • Условия по которым заявка будет отображаться в списке. В фильтр можно добавить несколько условий через "и", а также задать отображение заявок когда они соответствуют хотя бы одному заданному условию используя "или". Для клиентского фильтра доступны не все условия. Cписок всех условий*:

* для обозначения типа фильтра использованы иконки, соответственно:

   

Категория "Заявка"  

 

Э-почта создателя заявки

 

 

 

условие помогает создать список заявок по заданной электронной почте.
Полное имя создателя заявки

  Вам необходимо ввести полное имя создателя заявки для создания списка заявок от выбранного пользователя.
Компания создателя заявки

  условие с помощью которого Вы формируете список обращений пользователей выбранной компании.
Название заявки

условие поможет отобразить список заявок с прописанной темой, а также при выборе "Содержит"/"Не содержит" отобразит заявки в которых тема содержится частично.
Описание заявки

  условие подтянет заявки в которых есть заданный текст в первом сообщении заявки.
Оценка

   помогает отфильтровать заявки с выставленными оценками, в зависимости от выбранной в условии.
Название или содержание заявки

 условие  помогает отобразить заявки в названии и первом сообщении которых прописана или содержится заданное в условие.
Есть комментарий в заявке

   условие помогающее сформировать список заявок с одним лишь различием есть ли комментарий в них или нет.
Есть связанные задачи с Jira

   при подключенной интеграции в системе условие выделяет заявки у которых есть связанные задачи с Jira.
Департамент

 отобразит заявки выбранного Департамента.
Исполнитель заявки

   выбор исполнителя заявки.
Инициатор заявки

   для проверки обращений созданных сотрудником от имени клиента.
Статус заявки

 условие помогающее сформировать список заявок согласно выбранному или выбранным статусам.

 


 

Обратите внимание, если в таком случае у подзаявки статус отличный от указанного в условии она всё равно отобразится под своей главной заявкой, статус которой соответствует условию.

Например если в условии указан статус "Открыто" и у заявки статус "Открыто" но у ее подзаявки статус "Выполнено" она отобразится в списке заявок под своей главной заявкой. При этом возле главной заявки отобразится значок  

Также это касается и других параметров заявки и условий при отображении результатов фильтра.

 


 

Приоритет заявки

 условие, которое помогает сформировать список заявок по заданному приоритету.
Источник заявки

   условие помогающее создать список заявок поступивших в систему из выбранного источника.
Заморозка заявки

 отображает заявки, которые заморожены.
Под контролем

   заявки которые пользователь взял под контроль, нажав на кнопку  вовремя просмотра заявки.
Подзаявка

   обращения, которые являются подзаявками.
Заявка создана текущим пользователем

 условие, которое поможет отобразить все заявки, которые были созданы текущим пользователем системы.
Метки

   фильтрация заявок по содержанию меток.
Блокировка заявки

   покажет заблокированные или нет, в зависимости от выбора заявки в списке.
Количество ответов

   Вы можете задать не только определенное количество ответов, но и поставить рамки до или от выбранного количества в условии. Отсчет идет после первого сообщения заявки.
Количество комментариев

   условие помогающее сформировать список заявок согласно выбранному количеству комментариев в заявке.
Тип заявки

 

условие, которое помогает сформировать список заявок по заданному типу.

Состояние заявки

   в зависимости от состояния заявки, а именно: "Удалена в корзину" или "Не удалена" можно сформировать список заявок.

 

Категория "Дата и время"

 

Дата создания

   условие фильтрующее заявки по дате создания.
Создана сегодня

 заявки созданные на текущую дату.
Создана вчера

 заявки созданные на 1 день ранее текущей даты.
Созданы за период N дней

 заявки созданные за выбранный период дней.
Созданы ранее периода N дней

 формирует список заявок созданных ранее периода в выбранное количество дней.
Дата изменения

   какие-либо изменения произведенные в заявке.
Изменено сегодня

 список заявок изменения в которых произошли за текущий день.
Изменено вчера

 список заявок изменения в которых произошли за день предшествующий текущему.
Изменены за период N дней

 заявки которые были изменены за период в указанное количество дней.
Изменены ранее периода N дней

 заявки которые были изменены ранее периода в указанное количество дней.
Время с последней активности

   заявки в которых были произведены какие-либо действия в заданное количество минут.
Заявка разморозится в течении N дней

   список обращений которые будут разморожены в течении указанного количества дней.
Заявка разморозится через N дней

   список обращений которые будут разморожены через указанного количества дней. 
Оставшееся время выполнения SLA

   в условии задаете критичное время для отслеживания заявок для которых осталось меньше или больше времени на выполнение.
Превышен срок SLA

   условие помогает сформировать список заявок в которых превышен установленный ранее срок выполнения.
Индивидуальные поля заявки

 условие для фильтрации заявок по созданным в системе индивидуальным полям. В зависимости от поля может быть создан фильтр как по наличию заполненного поля, так и по выбранным значениям.

 

  • Параметры отображение фильтра, активность и прикрепление к другому фильтру в качестве дочернего;
    Внешнее отображение - возможность добавить цвет, иконку, разделительную полосу;
  • Принудительная сортировка - Вы можете  указать сортировку по какой-либо колонке списка заявок в фильтре. После указания автоматической сортировки как-либо иначе отобразить заявке в фильтре в ручную не получится.

 

Продвинутая настройка.

 

Внизу страницы будет возможность задать продвинутую настройку для фильтра. Вы сможете указать:

  • Родительский фильтр. Например, фильтр "Мои" является родительским фильтром для фильтров "открыто", "в обращении", "выполнено":

  • Активность. Отвечает за то, будет ли отображаться фильтр в общем списке или нет.
  • Разделительная полоса. Добавляет полосу после фильтра для визуального удобства работы с фильтрами:

  • Скрыть при 0 заявок. В случае, под условия фильтра не попадает ни одна заявка, то он не будет отображаться в общем списке заявок.
  • Цвет. Позволяет задать цвет фильтра.

  • Иконка. Позволяет задать иконку фильтра.
  • Принудительная сортировка. Применяет принудительную сортировку по выбранной колонке и направлению. При установке данной настройки будет отключена возможность сортировать заявки в списке

После создания и сохранения фильтра Вы можете сразу же просмотреть результат. 

Подробнее с работой с фильтрами можно также ознакомиться в нашем видео: