- Использование шаблонов экспорта;
- Шаблоны экспорта для заявок;
- Шаблоны экспорта для отчётов;
- Отчёт "экспорт заявок"
Использование шаблонов экспорта
Меню "Шаблоны экспорта" – это универсальный инструмент для создания шаблонов заявок и отчётов в HelpDeskEddy, с помощью которого вы сможете распечатывать содержимое заявки, либо же генерировать отчёт для выгрузки заявок в .xml или .csv файл со списком обращений за указанный период вместе с параметрами заявки (её уникальный номер, дата создания, исполнитель, статус, оценка от клиента и множество других атрибутов).
Для создания/редактирования шаблонов перейдите из Управления в меню "Шаблоны экспорта", где можно будет добавить новый шаблон либо отредактировать существующий:
Вы можете создать два типа шаблона экспорта:
- Для заявок
- Для отчётов
Остановимся на каждом типе немного подробнее.
Шаблон для заявок позволяет при помощи языка разметки создать общий шаблон, в котором можно разместить атрибуты заявки (теги) и затем выводить в печать информацию по любой заявке используя внешний вид шаблона, а вместо тегов будут автоматически подставлены данные из тикета.
Например, в рамках заявки обсуждалось множество деталей, по результатам которых необходимо составить акт выполненных работ. Для этого можно предварительно создать "шаблон экспорта" для заявок, где будут указаны условные заказчик, исполнитель, номер заявки, тип работ и прочее – все эти данные будут автоматически подставлены из заявки в виде тегов:
Чтобы применить шаблон, откройте любую заявку и слева нажмите на кнопку "Экспорт заявки":
Далее выберите шаблон из списка, после чего вся указанная информация из тегов подтянется автоматически, а по нажатию на кнопку "принтера" можно будет вывести файл в печать:
Шаблон для отчётов. Этот тип позволяет собрать список параметров (тегов) заявки в рамках шаблона, и затем экспортировать тикеты в .xml или .csv файл за указанный промежуток времени.
Например, вы хотите получить список всех заявок за прошедший месяц в виде excel таблицы, где в каждой строке отображались бы такие параметры, как: уникальный ID заявки, имя исполнителя, время первого ответа/выполнения, статус обращения, оценка клиента. Список параметров, предоставляемых системой, огромнейший, поэтому вы сможете выгрузить практически любую информацию по заявке!
Процесс создания шаблона для отчётов крайне прост: выберите желаемый формат будущего отчёта (.xml или .csv) и укажите параметры, которые должны в нём отображаться:
А если же вы умеете работать с символьными данными и хотите создать шаблон вручную с использованием языка разметки, то внизу каждого шаблона доступен "Режим эксперта", где можно откорректировать шаблон на своё усмотрение:
Дополнительные настройки:
- Добавить заголовки в начало шаблона экспорта. Если активно, то названия столбцов для отчётов в .csv формате сформируются автоматически. Например, при использовании в шаблоне тега {unique_id}, в отчёте будет отображаться столбец с его названием: "Уникальный id заявки".
- Разделитель. CSV — текстовый формат, предназначенный для представления данных в виде таблицы. В таких файлах для разделения текста на колонки используется специальный символ — разделитель. В качестве разделителя, как правило, выступает запятая, точка с запятой, табуляция или вертикальная черта. Выбранный разделитель будет автоматически добавлен между параметрами.
Из-за этого точка с запятой в конце воспринимается Экселем как разделитель. Чтобы этого избежать, то перейдите в режим эксперта и оберните тег в кавычки, например:
После сохранения шаблона для отчётов, его можно использовать для выгрузки обращений с помощью отчёта "Экспорт заявок". Данный отчёт работает исключительно в связке с "Шаблонами экспорта", поэтому для начала работы здесь потребуется предварительно создать хотя бы один шаблон отчётов – как это сделать рассказывается чуть выше.
Итак, перед генерацией отчёта укажите дополнительные параметры:
1) Шаблон отчёта. После того, как вы сгенерируете хотя бы отчёт, вы сможете сохранить ранее выбранные параметры: шаблон экспорта, период, основные и индивидуальные поля, и затем в один клик выбирать их, вместо того чтобы каждый раз задавать одни и те же параметры вручную.
2) Шаблон экспорта. Тот самый, который вы ранее создали в меню "Шаблоны экспорта".
3) Период, за который будет сформирован отчёт.
4) Дата от:
- создания - означает, что в отчет попадут только те заявки, которые были созданы за указанный период времени;
- создания и закрытия – в отчет попадут только те заявки, которые были созданы и закрыты за указанный период времени
- изменения – только те заявки, в которых последнее изменение было сделано за указанный период времени;
- закрытия - в отчет попадут только те заявки, которые были закрыты за указанный период времени, независимо от того, когда они были созданы.