Контакты

Раздел Контакты дает возможность хранить и обрабатывать информацию о пользователях, компаниях пользователей и оборудовании в системе.

 


Подробнее о каждом из важных составляющих раздела:


Пользователь - человек, у которого есть доступ и возможность работать в системе в зависимости от типа доступа. У каждого пользователя есть свой личный кабинет. 


Контакт - контактная информация пользователя. Некоторые поля, такие как эл. почта и имя являются обязательными для заполнения. Если же пользователь обратился через подключенный канал мессенджера или социальной сети, то контакт формируется на основании информации полученной из канала.

 

Группа (пользователя) - кроме типа доступа пользователя в систему, группа включает в себя все настройки доступа к различным функциональным возможностям системы.


Организация (компания) - клиентская компания, которая служит для группировки клиентов в системе.

 

Оборудование - какие-либо объекты принадлежащие компании, которые можно привязывать к обращениям клиентов.

 

Детальнее с внешним видом и особенностями модуля можно также ознакомиться в этом ролике:

 


 

 

Подключение раздела и управление правами

 

Для подключения раздела пользователям необходимо перейти из Управления в раздел "Группы, права доступа", и в подразделе Контакты поставить необходимые доступы:

 

 

Вы можете предоставить следующие права сотрудникам выбранной группы:

  • редактировать, создавать карточки пользователей;
  • удалять пользователей, компании и оборудования;
  • взаимодействовать с полями контактов;
  • импортировать и экспортировать список контактов;
  • просматривать "Аудит" пользователя.

Модуль "Контакты" отображается на левой рабочей панели системы рядом с основными модулями системы:

 

 

Статус пользователя

 

В разделе "Контакты" можно изменить/назначить любой статус пользователю в его карточке или в общем списке. Доступны следующие статусы:

 

  • «Активный» - обычный пользователь, который может создавать заявки и авторизироваться в системе;
  • «Заблокирован» - используется для блокировки приема заявок (писем) от данного контакта (например, если это спам). Заблокированный пользователь не может войти в систему, но в общий счёт включается;
  • «Уволен» - используется в случае увольнения сотрудника. Этот статус является постоянным, изменить его не получится. Пользователь с этим статусом не включается в счёт и зайти в систему не сможет. 

 

 

Уведомления

 

В колонке "Уведомления" можно отключить отправку уведомлений на электронную почту пользователя из системы. Соответственно, если опция отключена, то из системы пользователю отправляться какие-либо письма не будут.

 

Карточка пользователя

 

Карточка является хранилищем всей информации о пользователе. У Вас есть возможность получить доступ к:

  • истории заявок;
  • истории статусов;
  • истории звонков
  • его действиям в системе;
  • контактной информации;
  • дополнительной информации занесенной в индивидуальные поля контактов;
  • прикрепленным файлам;
  • примечаниям;
  • просмотреть, когда последний раз пользователь осуществлял вход в систему и с какого IP адреса. 

Установленный язык используется для отображения языка личного кабинета, в том числе для отправки уведомлений. Вы также можете задать соответствующий часовой пояс:

 

 

Объединение контактов

 

Данный блок дает возможность найти и объединить контакты вручную из карточки пользователей. Если клиент написал Вам из другого источника (мессенджера, соцсети), то при совпадении какой-либо информации (имени, номера телефона) система проинформирует Вас об этом отобразив восклицательный знак рядом с его именем, например: 

После чего можно перейти в основную карточку клиента и в блоке "Похожие пользователи" система предложит объединить контакты, что даст возможность видеть всю историю обращений клиента из разных источников, но в рамках одной карточки контакта:

 

 

Более наглядно с данным функционалом можно ознакомиться в нашем видео:

 

 

Импорт и Экспорт

 

В системе предусмотрена возможность экспорта и импорта пользователей.

 

Для импорта пользователей нажмите на кнопку "Импорт" - откроется окно, куда нужно перетащить .csv файл с нужными контактами. Далее укажите параметры: начало и конец строки, разделитель и группу будущих пользователей.

Импортируемый файл .csv должен иметь кодировку UTF-8. При загрузке контактов, вы можете сделать предпросмотр того, что импортируете, чтобы убедиться все ли корректно, после чего осуществить импорт:

 

 

Подробнее с процессом импорта и экспорта контактов можно ознакомиться в этом ролике:

 

 

Компании и менеджеры компаний

 

В системе Вы можете создавать компании и взаимодействовать с ними. Привязав пользователей к компаниям Вы получаете следующие преимущества:

  • необходимую отчетность в разрезе обращений сотрудников одной компании;
  • фильтрацию заявок;
  • историю обращений пользователей из компании;
  • возможность выдать Директору (менеджеру) компании доступ ко всем обращениям его сотрудников, в том числе возможность участвовать в обсуждении или решении какого-либо вопроса непосредственно. 

Добавить компанию можно в подразделе "Все компании" с помощью кнопки "Добавить компанию":

 

 

Или в самой карточке пользователя при вводе названия неизвестной для системы компании:

 

 

При редактировании существующей компании Вы можете указать домен компании, например, @company.com. Если пользователь обратится в систему с почты указанного домена, он автоматически будет прикреплен к этой организации. В блоке "Менеджеры компании" можно выбрать сотрудника, которому будут доступны все заявки пользователей компании.

 

В карточке компании Вы можете ознакомиться со всей историей заявок пользователей, а также создать или просмотреть прикрепленное к компании оборудование.

 

Оборудование

 

Для работы с подразделом "Оборудование" в первую очередь необходимо его подключить. Также как и раздел "Контакты", подраздел подключается через меню "Группы, права доступа":

 

 

Создать оборудование можно в карточке компании. При создании оборудования есть возможность указать артикул, серийный номер, название и описание оборудования:

 

 

Родительская категория дает возможность создать древовидную структуру для карточек оборудования. Например, условный "Компьютер" можно задать родительской категорией, а его комплектующие будут составными элементами.

 

При создании заявки будет возможность добавить оборудование, к которому относится заявка, а у сотрудника в дальнейшем отредактировать эту информацию.

Также при нажатии на любое оборудование можно открыть его карточку, в которой есть возможность добавить примечание, и просмотреть историю заявок связанных с ним.

 

При создании отчетности по умолчанию система выгружает всё оборудование из заявки в одну ячейку, обычно клиентами используется одно оборудование в одной заявке.

В случае, если у Вас в заявке используется несколько единиц оборудования, система даёт возможность получения каждой единицы оборудования отдельно. Для создания шаблона для отчёта в разделе Распечатка можно использовать следующие теги:

{equipment_name_*}- название оборудования;
{equipment_article_*} - артикул;
{equipment_serial_*} -  серийный номер;
{equipment_text_*} - описание оборудования.

Где * целое число, исчисление начинается от 1. То есть, чтобы получить первое оборудование укажите {equipment_name_1}, чтобы получить второе - {equipment_name_2} и т.д .

 

Поиск в разделе

 

Вы можете осуществлять поиск контактов по имени или почте пользователя, выбрав компанию или группу, а также используя поля для расширенного поиска,  включающие в себя дополнительные поля с помощью которых можно осуществить фильтр контактов: 

  • Департамент;
  • Тип пользователя компании - можно выбрать менеджеров компании или сотрудников;
  • Статус пользователя в системе;
  • Включены или выключены уведомления;
  • Найдены ли системой похожие контакты.