Расписание

Меню "Расписание" – это ваш планировщик задач в HelpDeskEddy, с помощью которого вы сможете автоматически (с указанным интервалом времени) создавать заявки и генерировать отчёты, а затем отправлять их на указанные эл. адреса. 

 

 

Создание заявок по расписанию будет крайне полезным в случаях, когда вам необходимо создавать повторяющиеся заявки (типовые задачи) каждый день, неделю или месяц – вместо того, чтобы делать это каждый раз вручную, достаточно один раз указать шаблон заявки, после чего она автоматически будет создаваться в указанное время.

 

Не меньшая польза от инструмента будет и для отчётов: к примеру, каждую пятницу или каждое N число месяца руководители проводят собрание по результатам работы службы поддержки, где они в том числе изучают отчётность по системе. Чтобы каждый раз вручную не генерировать шаблон, просто сделайте для него автоматическую генерацию в указанное время, и ссылка на отчёт отправится на эл. почту всем указанным получателям!

 

Для создания задачи по расписанию перейдите в меню "Расписание" и нажмите "Добавить задачу":

 

 

Далее укажите её название, активность (включить или отключить задачу) и её тип: задача по заявке или по отчёту.

 

1) Тип задачи: заявка

Задача с этим типом позволит автоматически создавать заявку по шаблону в указанном статусе и с интервалом:

  1. В строке поиска вам будет предложено ввести название (тему) или уникальный ID заявки, которая будет выступать в качестве шаблона. Например, у вас уже ранее была создана заявка с плановыми работами – это регулярные однотипные задачи, которые необходимо осуществлять каждую неделю. ID или название этой заявки нужно указать в поиске, и она будет взята в качестве шаблона: содержимое её первого (изначального) ответа, название, департамент, исполнитель и т.д. будут продублированы в заявках по расписанию.  
  2. Далее укажите статус заявки, в котором она будет создана. 
  3. Последняя настройка отвечает за интервал создания заявки: в том числе можно указать конкретный день, число и время:

 

 


Заявка может быть создана с задержкой до 1-5 минут!


 

В общем списке возле таких тикетов будет отдельная иконка в виде календаря – она означает, что заявка создана по расписанию:

 

 

 

2) Тип задачи: отчёт

Задача с этим типом позволит автоматически генерировать отчёт по шаблону, и затем автоматически отправлять его на указанные эл. адреса в заданное время или интервал.

  1. Для начала в настройках укажите тип отчёта, который вы хотите использовать, и ниже из списка выберите один из ранее запрошенных отчётов, который будет выступать в качестве шаблона.   
  2. В пункте "Интервал отчёта" укажите временные рамки – за какой промежуток времени вас интересуют данные в отчёте.
  3. Чтобы указать получателей отчёта на эл. почту, пропишите список эл. адресов через запятую.

 


Для отправки писем используется исходящая почта указанная в меню "Глобальные настройки". Если оставить поле пустым, отчёт всё равно будет запрошен!

 


       

      4. Задайте интервал генерации и отправки отчёта на почту: в том числе можно указать конкретный день, число и время.           Ссылка на отчёт будет отправлена на почту после завершения его обработки (генерации)!

 

 

Напротив каждой задачи в списке доступны логи, где можно ознакомиться с результатом и временем её выполнения: