HelpDeskEddy умеет принимать э-почту. При поступлении нового письма создаётся заявка. В случае если письмо пришло от незнакомого пользователя - он будет создан и по умолчанию ему будет отправлено уведомление о регистрации в системе (шаблон-уведомление можно отключить или отредактировать в разделе "Уведомления"). В случае если поступил дополнительный ответ на существующую заявку - он будет прикреплён к заявке.
В системе можно подключить неограниченное кол-во почтовых ящиков. В случае если Вы используете Департаменты (отделы компании), то каждому департаменту можно назначить свой входящий и исходящий почтовый ящик.
1. Настройка входящей электронной почты
2. Настройка исходящей электронной почты
- Стандартное подключение Gmail ящика с двухэтапной аутентификацией;
- Подключения Gmail ящика с двухэтапной аутентификацией с использованием пароля для приложений.
Настроить входящую почту в системе можно перейдя из Управления в раздел "Настройка входящей почты" (откроется настройка входящей и исходящей почты "Отдела Поддержки" - Департамента по умолчанию в системе) либо при редактировании отделов компании в подразделе "Входящая почта" в разделе "Департаменты".
В данных разделах есть кнопка "Добавить входящий почтовый ящик", для настройки укажите:
- Логин/э-почты - после этого система постарается автоматически подставить остальные настройки, но требуется дополнительная проверка;
- Пароль;
- Тип сервера (наша система поддерживает POP3 и IMAP, а так же коробочная версия протокол MAPI);
- Адрес почтового сервера;
- Порт;
Информацию об адресе почтового сервера можно узнать на официальных страницах поддержки почтового клиента, в исключительных случаях Вам будет необходимо обратиться непосредственно к администратору.
Обратите внимание, что после настройки - система примет последние 100 писем, которые могут уже храниться в почтовом ящике. Соответственно разошлёт письма с уведомлениями (при необходимости отключите шаблоны-писем убрав галочки напротив каждого в разделе "Уведомления" в момент настройки входящей почты).
Дополнительно Вы можете проверить правильность введённых данных используя следующие функции:
Проверить почту - подтягивает все непрочитанные сообщения из из папки Входящие/Inbox электронного ящика. В случае, если письмо было прочитано до момента сбором его системой, то в системе оно не отобразиться;
Посмотреть лог файл - хранится вся информация об ошибках и предупреждениях возникающих при отправке и приеме почты;
Очистить лог-файл.
Настоятельно не рекомендуем использовать одинаковые ящики в системе в виде пользовательских (которые авторизуются в системе) и системных (которые подключатся к департаментам и в глобальных настройках) так как это может привести к зацикливанию сообщений в рамках системы, или игнорированию писем.
Таким образом, если Вы используете одну почту для авторизации, например, под администратором - эту почту уже не рекомендуется использовать в других местах.
В системе по умолчанию до подключения и настройки Исходящей почты используется почтовый адрес на который была зарегистрирована система. Настроить исходящую почту по данному электронному адресу можно в разделе "Глобальные настройки" перейдя в подраздел "Исходящая почта".
По умолчанию настройка Исходящей почты использует наши сервера и с большой долей вероятности могут попасть в спам на стороне получателей и их сложнее будет заметить. Также если превысить максимальное количество отправленных писем через наши сервера за короткий промежуток времени, то произойдет автоматическая блокировка.
Лимит - 500 в день. В целом не рекомендуем использовать - шанс попасть в спам очень большой.
Рассмотрим настройку собственного SMTP сервера для Исходящей почты в системе на примере для ящика eguzkia@mail.ru:
1. Поставьте галочку "Использовать SMTP";
2. Укажите адрес почтового сервера - первый указанный основной, можно указать последующие с ; как разделителем;
Для этого используем общедоступную информацию на сайте поддержки Mail.ru - https://help.mail.ru/mail/mailer/popsmtp
3. Тип соединения и порт;
4. Имя пользователя и пароль (при необходимости SMTP Авторизации);
5. После того, как настройки будут указаны, необходимо нажать на кнопку "Отправить тестовое письмо". В случае, если всё выполнено корректно, Вы получите уведомление, что Тестовое письмо успешно отправлено;
6. Проверьте свой электронный ящик. Тестовое письмо в нашем примере выглядит вот так:
Для подключения Gmail ящика с двухэтапной аутентификацией, а также в случае если после подключения почтового ящика не забирается или не отправляется почта можно использовать следующие шаги:
1. Отключить двойную авторизацию
2. Перейти по ссылке и нажать кнопку, подождать 10-15 минут не закрывая вкладку. После чего проверить входящую почту: Управление - Настройки входящей почты - Ящики входящей почты - Проверить почту.
3. Дополнительно включить доступ непроверенным приложениям
4. Активировать в настройках электронного ящика опцию "Доступ по протоколу POP" или "Доступ по протоколу IMAP" соответственно.
Для работы с почтой Gmail в сторонних клиентах можно использовать протокол IMAP или POP.
По протоколу IMAP можно работать с почтой Gmail на нескольких устройствах сразу. Письма в этом случае синхронизируются в реальном времени.
Доступ по протоколу POP можно включить только на одном компьютере. При этом письма не будут синхронизироваться в реальном времени – они будут скачиваться в клиент с той частотой, которую вы укажете. Источник
Также рассмотрите возможность подключения Gmail ящика с двухэтапной аутентификацией с использованием паролей для приложений:
Подробнее с информацией можно ознакомиться по ссылке - Как войти в аккаунт с помощью паролей приложений
2. Создаем пароль для приложений, как описано в инструкции:
3. Адрес почтового сервера и его настройки можно узнать на официальной странице ресурса согласно выбранному протоколу IMAP или POP.
4. Используем в блоке "SMTP Авторизации" место пароля к электронной почте полученный пароль приложения.
Для настройки Входящей почты по аналогии используем пароль приложения вместо пароля к электронной почте.
5. Проверяем работу подключенного ящика.
При возникновении каких-либо неполадок проверяем активировано ли в настройках электронного ящика опция "Доступ по протоколу POP" или "Доступ по протоколу IMAP" соответственно. В примере выбран протокол IMAP и проверено подключение по нему.