Управление департаментами (отделами компании) #34

Департаменты это своего рода Отделы, которые существуют в системе для разделения видимости тех или иных заявок. Сотрудники могут находиться в различных департаментах и тогда им не будут доступны заявки из других отделов. Также сотрудники могут иметь доступ к нескольким департаментам одновременно и заявка,в свою очередь,в процессе работы может перемещаться по различным департаментам.

 

Департаменты создаются в разделе Управление -> Департаменты.

 

У каждого департамента есть:

  • Название;
  • SLA срок - срок выполнения для поступивших новых заявок этого департамента по умолчанию;
  • Исходящая почта - почта с которой отправляются уведомления(письма) клиенту. Данные настройки можно узнать у Вашего почтового сервиса либо у администратора почтового сервера. В настройках необходимо указывать имя отправителя и осуществить SMTP настройки. При нажатии на кнопку "Отправить тестовое письмо", если настройки были выполнены корректно, Вы получите уведомление об успешной отправке. Обращаем Ваше внимание, что данные настройки обязательно необходимо указывать, чтобы избежать попадание Ваших писем в спам у клиентов;
  • Входящая почта - ящик, с которого письма поступают в систему в виде заявок. При первом подключении система заберет 100 последних писем. Рекомендуем отключить "Уведомления" перед сбором писем, для избежания отправки писем о создании заявки и регистрации пользователям.


Далее идут дополнительные настройки, где можно:

  • указывать язык и группу, которые будут автоматически установлены для нового пользователя. Это означает, что клиенту, который напишет в департамент, где языком по умолчанию является, например,английский - будет автоматически установлен английский язык в его личном кабинете в системе, а также ему будут отправляться шаблоны уведомлений именно на английском языке;
  • Галочка - оповещение сотрудников о новой заявке - отвечает за отправку оповещений на почту сотрудников, о поступлении новой заявки;
  • “Исполнители только сотрудники департамента” означает, что сотрудники без доступа к департаменту не смогут стать исполнителем в заявке;
  • При установке галочки в пункте “Клиентский вид заявки в публичном департаменте", у сотрудника, который просматривает заявку в публичном департаменте, будут ограничены возможности по работе с заявкой - останется только возможность написания ответа и изменения полей. Задать публичный департамент можно в меню Группы, права доступа. Подробнее с публичными департаментами можно ознакомиться в данном ролике:

  • Далее идут Alias ящики, которые необходимо указать через запятую. Благодаря этому функционалу в системе можно различить на какой именно alias-почтовый ящик было отправлено письмо, указав, например, данные ящики в разных департаментах. Подробнее об alias ящиках можно прочитать в этой статье;
  • Единый аватар для сотрудников департамента, который будет отображаться в письме на почте у клиента при использовании тега Последние 7 или 14 ответов в заявке;
  • Единое имя сотрудников - имя будет отображаться вместо имен конкретных сотрудников. Например, как единое имя можно указать “Отдел поддержки”;
  • Подпись департамента. Подпись будет отображаться при использовании соответствующего тега в шаблоне Уведомлений либо в правиле диспетчера.


Массово департаменты можно задавать всей группе пользователей в разделе Группы, права доступа, в единичных случаях это можно сделать в карточке пользователя.

3310