Контакты #230

Раздел Контакты дает Вам возможность хранить и обрабатывать информацию о пользователях, компаниях пользователей и оборудовании в системе.

 


Подробнее о каждом из важных составляющих раздела:

 


Пользователь - человек у которого есть доступ и возможность работать с системой в зависимости от типа доступа. У каждого пользователя есть свой личный кабинет.


Контакт - контактная информация пользователя. Например создавая пользователей вручную обязательным является указание электронной почты, если же пользователь обратился через подключенный канал мессенджера или социальной сети формируется контакт на основании информации полученной из канала.

 

Группа (пользователя) - кроме типа доступа пользователя в систему группа включает в себя все настройки доступа к различным функциональным возможностям системы. Выставленные настройки влияют на отображение системы и работу с ней из личного кабинета пользователя группы.


Организация (компания) - какая-либо организация или компания, сотрудники которой являются пользователями системы.

 

Оборудование - какие-либо объекты принадлежащие компании, могут быть привязаны к обращениями клиентов.

 


 

 

Для подключения раздела пользователям необходимо перейти из Управления в раздел "Группы, права доступа", далее в подразделе Глобальные модули поставить галочку напротив Контакты.

 

 

Теперь пользователь из группы Сотрудник может только :

  • просматривать карточку клиента из раздела и заявки;
  • добавлять комментарии и файлы.

Для расширения или ограничения возможностей работы в разделе необходимо перейти в подраздел "Контакты":

 

 

Вы можете дать возможность пользователям выбранной группы;

  • редактировать, создавать карточки пользователей по их типу;
  • удалять пользователей, компании и оборудования;
  • взаимодействовать с полями контактов;
  • импортировать и экспортировать список контактов;
  • просматривать "Аудит" пользователя.

После подключения раздел "Контакты" отобразится на правой рабочей панели системы рядом с основными модулями системы.

 


 

В разделе "Контакты" всегда можно изменить/назначить любой статус пользователю. Обратите внимание на обозначения и различие статусов пользователей в системе:

  • «Не подтверждён» - присваивается всем новым зарегистрированным пользователям;
  • «Активный» - статус из «Не подтверждён» меняется на «Активный» в случае перехода пользователя по ссылке активации из письма-уведомления;
  • Статус «Заблокирован» используется для блокировки приема заявок (писем) с e-mail адреса данного пользователя (например, если это спам). Заблокированный пользователь не может войти в систему. Но в общий счёт включается;
  • Статус «Уволен» используется в случае увольнения сотрудника, статус постоянный, поменять на другой-нельзя, соответственно зайти в систему пользователь не сможет. Не включается в счёт.

 

 

Статус можно установить в карточке пользователя или в общем списке. Также в той же колонке, как и в карточке можно отключить отправку уведомлений на электронную почту пользователя из системы. Таким образом, например, пользователь с типом доступа клиент не будет получать никаких уведомлений на свою электронную почту и сможет ознакомиться с ответом на свою заявку только в своем личном кабинете в системе.

 

Карточка пользователя является хранилищем всей информации о клиенте в системе. У Вас есть возможность получить доступ:

  • к его действиям и свойствам в системе;
  • всей контактной информации;
  • дополнительной информации занесенной в индивидуальные поля контактов;
  • прикрепленным файлам;
  • примечаниям;
  • когда последний раз был вход в систему и с какого IP адреса.

Установленный язык используется для отображения языка личного кабинета, в том числе для отправки уведомлений. Вы также можете задать соответствующий часовой пояс.

 

 

Блок "Добавить в похожие пользователи" дает возможность найти и объединить контакты вручную из карточки пользователей. Если пользователь, например клиент написал Вам из другого неизвестного Вам ранее источника для связи при совпадении какой-либо информации система проинформирует Вас об этом отобразив восклицательный знак - рядом с его именем, например - после чего Вы сможете перейти в основную карточку клиента и увидеть блок "Похожие пользователи" с предложением объединить контакты,

 

 

что даст возможность видеть всю историю обращений клиента вне зависимости от выбора его способа связи с Вами.

Более наглядно с данным функционалом можно ознакомиться в нашем видео - Объединение контактов в HelpDesk системе.

 

В системе предусмотрена возможность Экспорта и Импорта пользователей HelpDesk системы.

Для экспорта пользователей нажмите кнопку Экспорт. Так же есть возможность предварительно отфильтровать пользователей используя поиск. Система выгрузит список пользователей в .csv формате, который корректно откроется например в Excel - е.

Для импорта пользователей нажмите на кнопку "Импорт" - откроется сервисное окно с параметрами импорта. Выберите группу которая будет выдана новым пользователям, а также очерёдность колонок в импортируемом файле.

Колонку "Имя, Фамилия" можно использовать если у Вас указана Имя и Фамилия контакта в одном столбце (без запятой между ними) для корректного распределения по предназначенным для этой информации полей в системе.

Также, хотим обратить внимание что импортируемый файл.csv должен иметь:

  • разделитель - запятую (по умолчанию, при необходимости можно изменить);
  • кодировку UTF-8.

При загрузке контактов, вы можете сделать предпросмотр того, что импортируете, чтобы убедиться все ли корректно, после чего импортировать в систему.

 

import.gif

 

В системе Вы можете создавать компании и взаимодействовать с ними. Привязав пользователей к компаниям Вы получаете следующие преимущества:

  • необходимую отчетность в разрезе обращений сотрудников одной компании;
  • фильтрацию заявок;
  • историю обращений пользователей из компании;
  • возможность выдать Директору компании доступ ко всем обращениям его сотрудников, в том числе возможность участвовать в обсуждении или решении какого-либо вопроса непосредственно.

Добавить компанию можно в подразделе "Все компании" с помощью кнопки "Создать компанию"

 

 

или в самой карточке пользователя при редактировании и вводе названия неизвестной для системы компании появляется возможность создать компанию. Такая же возможность отображается при создании нового пользователя.

 

 

При редактировании существующей компании Вы можете указать домен компании, например - @company.com, если сотрудник обратится в систему с такой почты он автоматически будет прикреплен к существующей организации. В блоке "Менеджеры компании" можно выбрать сотрудника, которому будут доступны все заявки пользователей компании.

 

В карточке компании Вы можете ознакомиться со всей историей заявок пользователей, а также создать или просмотреть прикрепленное к компании оборудование. Для работы с подразделом "Оборудование" в первую очередь необходимо его подключить. Также как и раздел "Контакты", подраздел подключается через "Глобальные модули" выбранной группе пользователей из "Группы, права доступа".

 

 

Создать оборудование можно в карточке компании.

В самом разделе хранится все существующее в системе оборудование. При создании оборудования есть возможность занести Артикул, серийный номер, название и описание оборудования.

 

 

 

Родительская категория дает возможность создать древовидную структуру для карточек оборудования. Например Выбрав Компьютер родительской можно добавить все входящие в него составляющие.

 

При создании заявки у пользователя будет возможность добавить оборудование к которому относится заявка, а у сотрудника в будущем отредактировать эту информацию.

Так же при нажатии на любое оборудование можно просмотреть его карточку, в которой есть возможность добавить примечания и просмотреть историю заявок связанных с выбранным оборудованием.

 

При создании отчетности по умолчанию система выгружает все оборудование из заявки в одну ячейку, обычно клиентами используется одно оборудование в одной заявке.

В случае, если у Вас в заявке используется несколько единиц оборудования, система предлагает возможность получения каждой единицы оборудования отдельно. Для создания шаблона для отчёта в разделе Распечатка можно использовать следующие теги:

{equipment_name_*}- название оборудования;
{equipment_article_*} - артикул;
{equipment_serial_*} -  серийный номер;
{equipment_text_*} - описание оборудования.

Где * целое число, исчисление начинается от 1. То есть что бы получить первое оборудование {equipment_name_1}, что бы получить второе {equipment_name_2} и т.д .

Данные теги можно использовать в любом удобном для Вас формате и месте.

 

 

В разделе Вы можете осуществлять поиск контактов по имени пользователя, выбрав компанию или группу, а также используя поля для расширенного поиска и Расширенный поиск, включающий в себя следующие дополнительные поля с помощью который можно осуществить фильтр контактов:

 

 

 

 

  • Департамент;
  • Тип пользователя компании - можно выбрать менеджеров компании или сотрудников;
  • Статус пользователя в системе;
  • Включены или выключены уведомления;
  • Найдены ли системой похожие контакты.

 

 

В случае если у Вас возникнут вопросы но настройке оборудования, Вы всегда можете обратиться в нашу поддержку, написав нам на support@helpdeskeddy.com.

 

3308