Конструктор отчётов и распечатка

В разделе "Распечатка" можете создать неограниченное количество актов и форм распечатки. В форме распечатки может использоваться любая информация из заявки (и клиентская информация).


 

Для подключения доступа к разделу, необходимо перейти из Управления в раздел "Группы, права пользователя", после выбрать группу для редактирования и во вкладке "Управление" включите тумблер напротив Распечатки:

 

Для создания/редактирования печатных форм перейдите из Управления в раздел "Распечатка" и далее выберите нужное:

"Добавить распечатку" или отредактировать существующий шаблон:

 

 

Вы можете создать два типа шаблона распечатки:

  1. Для заявок;
  2. Для отчётов.

При добавлении или редактировании шаблона доступен предпросмотр, а так же Тэги. Создание шаблона происходит используя стандартный HTML синтаксис.

 

Шаблон "Для отчётов" используется для создания индивидуального отчёта в системе, например выгрузку списка заявок по каким-либо указанным параметрам, в том числе со значениями Индивидуальных полей.

Создадим шаблон для отчётов с использованием следующих тегов:

  •  - {unique_id};
  •  - {user_name};
  •  - {date_create};
  •  - {ticket_name};
  •  - {status};
  •  - {answer_first_without_html} (без сохранения форматирования текста);
  •  - {answer_last_without_html} (без сохранения форматирования текста);
  •  - {department};
  •  - {owner_name};

 Далее есть два варианты создания шаблона:

1. С указанием заголовков, названий наших столбцов в списке заявок, используется для корректного отображения данных в xml формате. Для создания шаблона нам будет необходимо:

  • поставить галочку напротив xml;
  • все теги заявки необходимо объединить в один общий тег -  
  • каждый обернуть в одноименные теги -  , название таких тегов отобразятся как названия колонок в отчёте - ;
  • при использовании текстовых полей для выгрузки (первого ответа, всей переписки, комментария или индивидуального поля) каждый тег необходимо заключать в дополнительный CDATA для корректного отображения в Excel-e -  , после чего добавить к обернутому в CDATA одноименный тег для обозначения названия - 

Вот так будет выглядеть шаблон:

 

 

2. "Добавить заголовки в начало распечатки" - названия столбцов формируются автоматически и используются для создания выгрузки отчётов в формате csv.

Для создания такого отчёта достаточно отметить галочку напротив - "Добавить заголовки в начало распечатки" и выбрать нужные теги используя какой-либо разделитель.

Вот так будет выглядеть шаблон если использовать разделитель - 

 

 

{unique_id}|{user_name}|{date_create}|{ticket_name}|{status}|{answer_first_without_html}|{answer_last_without_html}|{department}|{owner_name}

 


Обратите внимание разделитель не должен быть использован в содержимом тэгов. Другими словами, если в содержимом первого ответа используется запятая, то разделителем ее использовать нецелесообразно. 


 

После загрузки отчёт в формате .csv в Excel - е необходимо открывать с указанием использованного разделителя. Для этого откройте программу Excel выберите Открыть и далее из папки загруженный файл после чего следуйте инструкции:

 

 

Для создания отчётов по ранее созданным шаблонам для отчётов необходимо перейти из "Отчёты" в раздел "Конструктор отчётов", можно воспользоваться всплывающим окном для перехода.

 

 

Данный конструктор позволяет создать уникальный отчет с использованием необходимых тегов, а затем выгрузить нужные заявки в Excel. Для начала использования необходимо выбрать значение для графы "Сгенерировать отчёт по". 

 

Выбираем, в каком разрезе хотим получить список заявок и далее появится возможность отфильтровать по необходимым параметрам:

  • департамент/клиента/исполнителя/cотрудника;
  • статус - только заявки с указанным статусом попадут в отчет;
  • тип - только заявки с указанным типом попадут в отчет;
  • KPI (ключевые показатели эффективности);

KPI - показатель эффективности, позволяющий объективно оценить результативность выполняемых действий. Данная система применяется для оценки различных показателей (деятельности всей компании, отдельных структур, конкретных специалистов).

В системе показатель учитывается на основании типов выполненных заявок, т.е. используется сумма порядковых номеров типов во всех выполненных заявках по, например, сотруднику.

Порядковый номер типов можно посмотреть в Настройках заявок:

 

Таким образом, чтобы посчитать  показатель эффективности сотрудника по типам выполненных заявок, считаем сумму порядковых номеров типов данных заявок.  Если у сотрудника выполнено 4 заявки (две с типом Услуга (1), одна с типом Проблема (2) и одна с типом Инцидент (3)), то показатель эффективности будет равен 1+1+2+3=7. KPI считается в уже выполненных заявках.

Благодаря этому функционалу можно узнать показатель эффективности по каждому сотруднику в системе.


  • дату и время (от и до выбранного периода);
  • дата от:
    • создания - означает, что в отчет попадут только те заявки, которые были созданы за указанный период времени;
    • изменения - в отчет попадут только те заявки, в которых были какие-либо изменения за указанный период времени;
    • закрытия - в отчет попадут только те заявки, которые были закрыты за указанный период времени, независимо от того, когда они были созданы.
  • метки заявок - только заявки заявки с указанным метками попадут в отчет;
  • пользовательские поля заявки.

После чего у Вас появляется две опции:

  1. Сгенерировать отчёт по выбранным параметрам (кнопка "Сгенерировать отчет") для фильтрации заявок, включая индивидуальные поля заявки. 
  2. Сгенерировать отчёт по шаблону и заданным параметрам, исключая пользовательские поля заявки (для включения данных необходимо использовать теги в шаблоне).

Воспользуемся вторым вариантом и сгенерируем отчёты по ранее созданным шаблонам.

Отчет появится ниже - в блоке "Последние запрошенные отчёты по шаблонам", где отобразиться информация по нему, временной интервал, количество заявок и возможность скачать отчет в текстовом формате, xml и csv.

При нажатии на "Параметры" отобразятся параметры, которые были указаны для выбранного отчета. Таким образом Вы всегда сможете создать отчёт по тем же параметрам, что и ранее или проверить их.

 

 

Откроем наши отчёты в Excel-е. И, как видим, информация успешно отображается в таблице.

  • Отчёт по шаблону для отчётов в .xml;

  • Отчёт по шаблону в .csv;

 

Как видим у нас получилось два прекрасных отчёта. Таким же образом можно создавать все необходимые Вам отчёты и выгрузки.

 

Создадим для примера шаблон для распечатки информации из заявки.

Возьмем те же теги, которые использовали ранее для шаблонов для отчётов. Изменим лишь два для отображения ответов  c форматированием:

  •  -{answer_first};

     - {answer_last};

 

 


Обратим внимание, что в предпросмотре все выбранные теги расположены в линию. Для того, чтобы как-либо структурировать информацию используйте возможности HTML. Так например добавив после тэга  
Вы тем самым добавляете перенос строки, что сразу же отобразится в предпросмотре.

 

 


 

Для использования шаблона "Для заявок" необходимо зайти в нужную заявку и кликнуть на кнопку Распечатка:

 

 

После чего необходимо выбрать или добавить шаблон - отобразится предпросмотр нужной информации. Далее нажимаем на знак Принтера и выбираем распечатать напрямую или сохранить информацию в PDF формат:

 

 

Будем рады ответить на Ваши вопросы и пожелания касательно работы с отчетами по адресу: support@helpdeskeedy.com